TRAINING & COACHING

Je kon met behulp van je ‘Tab-toets’ razendsnel van veld naar veld jongleren en in een mum van tijd had je al je data ingegeven en kon je met de ‘F-toetsen’ naar de volgende pagina.

Heerlijk zo’n programma !

En dan had je de ‘muisliefhebbers’.

Die voor elke klik, elke stap, elke pagina hun muis vastnemen. Om hetzelfde werk te doen, maar dan tien keer trager.

Je zou versteld staan hoeveel mensen ik al ben tegen gekomen die nooit nadenken over efficiënt werken..

Want weet je, efficiënt werken is geen hogere wiskunde. Je hoeft geen lean management deskundige te zijn om sneller je werk gedaan te krijgen.

Het zit hem vaak in een klein hoekje, in kleine details.

Ik geef je een paar tips.

• Gebruik je muis alleen wanneer het echt niet anders kan

• Leer de combinatietoetsen op je toetsenbord (ctrl C, ctrl V, ctrl X, ctrl K,…)

• Als je een repetitieve taak moet uitvoeren met meerdere handelingen, zoek dan naar een manier waarbij je het typen en het gebruik van je muis optimaal kan combineren

• Heb je twee programma’s of documenten tegelijk nodig? Met Windows 10 kan je ze gemakkelijk naast elkaar zetten. Werkt een stuk makkelijker.

• Moet je veel tekst schrijven? Veel programma’s hebben een dicteerfunctie. Wat je inspreekt wordt automatisch in tekst overgezet

Eens uitproberen?

Ga aan de slag met je toetsenbord en steek je muis in een lade.

Wie weet ligt daar nog wel een oud stukje kaas.

[blog geschreven voor Konsilo]

Al eens stilgestaan bij het aantal documenten dat je hebt?

Over de jaren heen creëren we documenten (formulieren, instructies, procedures,…) omdat ze op dat ogenblik en voor dat bepaald proces kunnen gebruikt worden.

Maar zijn al deze documenten nog wel relevant (in hun huidige vorm)?

Als je daaraan twijfelt, is het ogenblik ongetwijfeld aangebroken voor de volgende denkoefening.

Creëer een documentlijst of overzicht (of neem je bestaande inventaris erbij) en stel jezelf telkens de volgende vragen…

Gevolg?

Heb je in je lijst documenten die, als ze geschrapt zouden worden, geen enkel gevolg hebben voor het verloop van een proces? Deze documenten kunnen weg.

Wie?

Zijn er documenten die wel door iemand gebruikt worden, maar die eigenlijk geen toegevoegde waarde lijken te hebben aan een bedrijfsproces? Deze documenten kunnen misschien weg. In overleg met degene die ze vandaag wel nog gebruikt, uiteraard.

Waar en wanneer?

Bedenk ‘Waar’ (fysieke plaats in het proces) en ‘Wanneer’ (op welk moment in je proces) documenten gebruikt worden.

Kijk of er documenten zijn die bij een bepaald proces op hetzelfde moment worden gebruikt.

Ga na of het mogelijk is om deze bij elkaar samen te voegen.

Wat?

Sta even stil bij efficiëntie. Wordt een document op het juiste moment gebruikt of op de juiste plaats gebruikt? In sommige gevallen worden documenten van de ene persoon naar de andere gebracht, omdat iemand punt A moet invullen en een ander punt B. Is het dan misschien efficiënter om het proces aan te passen en de registraties op 1 plaats of door 1 persoon te laten doen?

Uitzonderingen zijn die activiteiten die echt door verschillende personen moeten gebeuren, zoals financiële goedkeuringen.

Hoe?

Denk na over digitalisering. Misschien kunnen bepaalde registraties beter in een database ingegeven worden dan op een papier. Ga daarbij kijken wat er gebeurt met registratiedocumenten. Als deze registraties na manueel invullen op papieren versie door een derde persoon in een database worden overgeschreven, kun je je de vraag stellen of het mogelijk is deze stap over te slaan en de registraties meteen in een database in te geven (mits al dan niet controle van de derde persoon in kwestie na registratie).

Waarom?

Stel de vraag waarom een document wordt gebruikt.
- Omdat het nodig is ter controle?
- Omdat het uit gewoonte of historisch gebruik nog steeds aanwezig is?
- Omdat ‘een norm’ het vraagt?
- Omdat bepaalde gegevens van cruciaal belang zijn voor een proces?

Wacht niet tot iemand anders het doet. Begin er al aan. Vandaag.

[blog geschreven voor Konsilo]

Ik krijg jeuk van beestjes,…. van gewoontebeestjes.

Dat zijn zo van die beestjes die je enkel weg kan jagen met een hardnekkige verdelger.

De ‘doe-het-vanaf-nu-anders’ verdelger. Nu gratis in promo !

Gewoontes zijn dingen die je doet zonder erbij na te denken. Je doet het als het ware op automatische piloot, omdat je het al zo lang op de manier doet.

Dat is toch efficiënt, niet?

Misschien wel. Maar let toch maar op ! Dit is de grootste valkuil voor efficiënter werken.

Het is ook een illusie dat je bij een éénmalige verandering van een gewoonte dé oplossing hebt gevonden en weer jaren door kan gaan.

Natuurlijk niet !

Efficiëntie betekent analyse, evaluatie, verbetering, analyse, evaluatie,…

Het is een continue proces van her-evaluatie van verbeteringsaanpassingen.

Stap af van je gewoontes en probeer het eens anders

Concreet:

Stel jezelf af en toe de volgende vragen:

·         “Waarom doe ik deze taak (op deze manier)?”

·         “Wat is de meerwaarde?”

·         “Wie heeft er baat bij?”

Is er geen ‘echte’ meerwaarde meer aan iets wat je (al jaren) doet? Stop er dan mee. Of doe het anders.

Er is altijd ruimte tot verbetering. De cirkel is nooit rond.

Gebruik af en toe een verdelger en jaag die gewoontebeestjes weg.

Echt. Doen !

[blog geschreven voor Konsilo]

Kunnen menselijke fouten vermeden worden? Neen, dat kan niet. Fouten gebeuren. Straffer nog, ze zijn net nodig om te kunnen verbeteren.

Ik heb het over administratieve fouten. Iets wat je vergeten bent om te doen, een document dat had moeten doorgestuurd worden naar een klant, een bepaalde stap in een proces die werd overgeslagen, gegevens die in een dossier moesten ingegeven worden, maar die persoon die hiervoor verantwoordelijk is, was met vakantie.

Noem maar op, de voorbeelden zijn oneindig.

De vraag die je je altijd moet stellen is “Had ik deze fout kunnen vermijden?”. En dan vooral “Hoe kan ik deze fout vermijden in de toekomst?”

Het heeft veel weg van het hoofdstuk in de ISO9001 norm dat betrekking heeft op het zoeken naar preventieve maatregelen om risico te beheren of het implementeren van correctieve acties na een non-conformiteit.

Het is de visie dat je op lange termijn evolueert naar zo weinig mogelijk fouten omdat je administratieve processen ‘echt’ beheerst zijn.

Ik zet het woord ‘echt’ tussen aanhalingstekens omdat er een verschil is tussen het volgen van een procedure of een stappenplan met het goede geluk dat er geen enkele stap wordt vergeten, of je gaat zodanig over elke stap gaan nadenken dat het ‘monkey proof’ kan worden uitgevoerd.

In de praktijk wil dat zeggen dat je voor elke mogelijke (menselijke) fout een ‘trigger’ of ‘check’ gaat inbouwen zodat die fout niet kan gebeuren. Je zet je ik van vandaag aan het werk om je ik uit de toekomst te helpen.

Een voorbeeld

Je moet elk kwartaal een rapportering doen van verkoopsgegevens in je organisatie.
Hoe zorg je ervoor dat je dit niet vergeet te doen?

Je maakt een terugkerende taak in je agenda zodat je elk kwartaal een melding krijgt om aan je rapportering te starten.

Ok opgelost.

En wat als ik met vakantie ben?

Bij het aanvragen van een vakantieperiode maak je elke keer in je agenda 1 week voorafgaand aan je vakantie een herinnering om te gaan kijken in je agenda wat er de komende tijd gepland staat om door te geven aan je collega’s, vooraf al te doen of anders te organiseren.

Klaar.

Maar ik moet ook nog mijn ‘out of office’ instellen, zorgen dat alle facturatie is gebeurd, mijn mail moet worden doorgestuurd, … veel taken dus die niet vergeten mogen worden.

Hoe ga je dat allemaal onthouden?

Maak een standaard lijstje maken met de taken die je moet doen vóór je op vakantie vertrekt en pak deze er telkens bij wanneer je die herinnering krijgt in je agenda.

Wat als ik nu vergeet om een taak in mijn agenda te zetten nadat ik mijn vakantie hebt aangevraagd?

Ook hier weer kan je jezelf ‘in bescherming nemen’ door bijvoorbeeld een terugkerende taak in je agenda te plannen waarop je jezelf herinnert om te kijken of je bij geplande vakantie voorzien hebt om 1 week vooraf door je takenlijstje te gaan.

Et voilà.

Zo kan je bij alles wat je doet in een administratieve flow een actie voorzien die je behoedt om fouten te maken of iets te vergeten.

Je kan hier heel ver in gaan natuurlijk, maar blijf in je achterhoofd houden dat efficiënt werken nog steeds de norm moet blijven.

Vraag je steeds af of hetgeen je zou kunnen vergeten of hetgeen waarbij je een fout zou kunnen maken echte grote (financiële of andere) gevolgen kan hebben.

Is dat niet zo, dan moet je de afweging maken tussen het risico om een fout te maken versus het sneller en efficiënter werken.

Houd het simpel en ‘monkey proof’.

[blog geschreven voor Konsilo]